KI in Webex aktiv nutzen - 5 Wege zur produktiveren Zusammenarbeit

Routineaufgaben reduzieren

Wiederkehrende Aufgaben wie Protokolle schreiben, To-Dos erfassen oder Follow-ups koordinieren beanspruchen viel Zeit. Webex kann hier unterstützen, indem Meetings automatisch transkribiert und Zusammenfassungen erstellt werden.

In einem Pilotprojekt bei einem Kunden konnten wir beobachten, dass die Nachbereitung dadurch erheblich verkürzt wurde. Das zeigt sich konkret in drei Punkten:

• Weniger manueller Aufwand bei Protokollen
• Schnellere Verfügbarkeit von Ergebnissen
• Weniger Abstimmungsaufwand im Nachgang

Die automatischen Zusammenfassungen lassen sich außerdem direkt in Projektmanagement- oder Wissenssysteme überführen, so dass Wiederholungsaufwand deutlich sinkt.

Meetings strukturierter gestalten

Unstrukturierte oder lange Meetings nehmen in Projekten oftmals Zeit ein, die dann woanders fehlt. Webex unterstützt hier, indem Inhalte vorab bereitgestellt, wichtige Punkte hervorgehoben und Dokumente automatisch eingebunden werden.

Bei internen Projekten zeigt sich: Schon kleine Hinweise zur Agenda oder relevante Kontextinformationen verbessern die Fokussierung erheblich. Diskussionen führen dann schneller zu Entscheidungen und organisatorische Ablenkungen werden minimiert.

Nutzung sichtbar machen

Führungskräfte und IT-Verantwortliche benötigen einen guten Überblick über die Nutzung von Webex. Der Control Hub liefert zentrale Metriken, etwa zur Anzahl von Meetings, genutzten Funktionen oder Systemauslastung.

Wir nutzen diese Insights intern zum Beispiel, um:

• Trends in der Plattformnutzung zu erkennen,
• Kapazitäten besser zu planen und
• Prozesse gezielt zu optimieren.

Und das alles auf aggregierter Ebene – und ohne einzelne Mitarbeitende auszuwerten.

Akzeptanz erhöhen

Technologie funktioniert nur, wenn sie Mitarbeitende spürbar unterstützt. Webex erleichtert Arbeitsprozesse durch kontextbezogene Vorschläge, Erinnerungen und Hinweise zu Aufgaben. Unsere Erfahrung zeigt, dass neue Funktionen besser angenommen werden, wenn die Einführung aktiv durch Change-Management begleitet wird. Pilotgruppen, gezieltes Training, Feedback-Runden und begleitende Kommunikationsmaßnahmen helfen, Akzeptanz nachhaltig aufzubauen und die Nutzung der Funktionen zu operationalisieren.

Sicherheit und Governance im Blick behalten

Gerade in regulierten Branchen oder KRITIS-Umgebungen ist Sicherheit zentral. KI-gestützte Funktionen in Webex können Zugriffsrechte überwachen, Compliance prüfen und Risiken frühzeitig erkennen.

Bei Kundenprojekten zeigt sich immer wieder, dass eine transparente Governance über den Control Hub entscheidend ist, um Sicherheit und Produktivität gleichzeitig zu gewährleisten. IT-Teams behalten die Übersicht, ohne die Arbeitsabläufe der Teams einzuschränken.

Fazit 

KI ist in Webex längst angekommen und ein konkreter Hebel für die produktivere Zusammenarbeit. Richtig eingesetzt unterstützt sie Teams dabei, Meetings effizienter zu gestalten, Inhalte automatisch aufzubereiten und Entscheidungen besser nachzuhalten. Entscheidend ist jedoch die gezielte Einführung. Nicht jede KI-Funktion bringt automatisch Mehrwert. Unternehmen sollten daher in Pilotphasen prüfen, welche Anwendungen, wie z. B. Meeting-Zusammenfassungen, Transkription oder Aufgabenextraktion, tatsächlich in den Arbeitsalltag passen.

Die Kombination aus strukturierter Einführung, Change-Management und kontinuierlicher Optimierung sorgt dafür, dass KI nicht nur verfügbar ist, sondern aktiv genutzt wird. So entsteht ein messbarer Produktivitätsgewinn für Teams und IT gleichermaßen.